Presja czasu to zjawisko dość powszechne we współczesnym świecie. Z wyzwaniem opanowania sztuki skutecznej organizacji i wydajności mierzymy się niemal wszyscy. Nie od dziś też wiadomo, że realizacja zadań wpływa pozytywnie na poczucie własnej wartości – świadomość sprawczości, kontroli, wrażenie satysfakcji. Powstaje zatem pytanie: Jak zwiększyć swoją produktywność, obudzić motywację do działania i budować samodyscyplinę?
Czym jest produktywność? I co znaczy być produktywnym? O produktywności mówimy wówczas, gdy osiągamy należyte wyniki w doprowadzeniu jakiegoś działania do skutku. Mogą to być świetne rezultaty w obszarze produkcji czy wysoka wydajność pracy przynosząca niebagatelne efekty. Chodzi o bilans dodatni – dostarczanie pożądanych wyników.
Tak w uproszczeniu można przedstawić produktywność. Jak więc wdrożyć ją w życie osobiste i zawodowe? Oto kilka praktycznych wskazówek, które ułatwią kontrolę efektywności.
Planowanie, czyli zbuduj konkretny plan
Gdy rozważasz w myślach, jak zwiększyć produktywność, warto uwzględnić tutaj proces planowania, aby uniknąć zmarnowanego wysiłku. Skoro masz ważny cel, to budowa planu pozwala Ci stworzyć różne scenariusze, przewidzieć problemy, dostrzec szanse, okazje i rozwiązania.
Po prostu plan pomaga zachować koncentrację na tym, jak osiągnąć cel. Daje Ci przewagę, ponieważ możesz poczynić znaczące postępy, oszczędzając swój czas i energię.
Rozłóż projekt na cele cząstkowe
Wielkość projektu ma znaczenie. Wystartowanie z dużym wyzwaniem bywa trudne, ponieważ sam jego rozmiar potrafi przytłoczyć. Nie każdy wie, od czego zacząć, na czym skoncentrować uwagę, i w którym momencie się zatrzymać. Dlatego warto podzielić ambitne zadanie na zestaw fragmentarycznych działań.
Jak zjeść słonia? Po kawałku!
Dlatego zamiast odwlekać sukces, pokonaj paraliż rozmiaru wytyczając sobie konkretną ścieżkę. Rozpisz poszczególne czynności, wybieraj po jednym zadaniu i konsekwentnie je realizuj. Gdy dostrzeżesz pierwsze postępy, wzrośnie także Twoja mobilizacja do skutecznego wprowadzania kolejnych kroków w życie. Niewykluczone, że nim się obejrzysz, ukończysz istotny projekt.
Satysfakcja wówczas gwarantowana.
Twórz listy kontrolne, żeby zwiększyć produktywność
Łatwiej robić swoje, gdy wiesz, co faktycznie masz do zrobienia. Nie wymyślasz, nie zapominasz, nie ryzykujesz, że zaczniesz robić coś, co realnie oddali Cię do pożądanego wyniku.
Listy kontrolne, czy też checklisty, ułatwiają Ci życie – poświęcasz czas i uwagę wyznaczonemu celowi, świadomie omijasz przypadkowość, a do tego śledzisz stopień realizacji poszczególnych faz projektu. W efekcie wzmacniasz swoją produktywność.
Taki wykaz kontrolny to proste narzędzie, które sporządzisz zarówno elektronicznie przy pomocy darmowych aplikacji, jak i w fizycznym plannerze osobistym. Sprawdź, który z tych wariantów jest dla Ciebie optymalny i pracuj bardziej wydajnie.
Krótko mówiąc, organizuj dzień, tydzień, miesiąc. Ustawiaj priorytety, twórz listy zadań, listy postępu prac, nawiązywania współpracy, delegowania, klasyczne listy zakupów, książek do przeczytania. Możliwości masz mnóstwo!
Określ nagrodę
Nagradzaj się za efekty. Premia za osiągnięcia to większa motywacja do działania i zachęta do budowania samodyscypliny. Twoje bonusy za kamienie milowe zrealizowane w projekcie nie muszą być kosztowne czy spektakularne.
Przyjemnym trofeum może okazać się jakaś aktywność fizyczna, kawa z przyjaciółmi, wyjście do teatru, masaż czy wycieczka. Znajdź po prostu coś, co pobudzi Cię, aby starać się jeszcze mocniej.
Podejmij działanie
Odpowiednie działanie to najważniejsza część bycia produktywnym. Bez podjęcia fatygi ani rusz. Żeby zniwelować odwlekanie, zrób szybki krok w kierunku tego, aby zabrać się za zadanie. Wykonaj jedną drobną czynność. Po prostu ją zacznij, a to zmobilizuje Cię do dalszego działania.
Najczęstszym problemem jest właśnie zacząć, ale gdy już usiądziesz do pracy umysł natychmiast skupia się na analizie danego przedsięwzięcia.
I pomyśl, co zyskasz po jego ukończeniu. Święty spokój? Niech będzie. Satysfakcję? Super. Pożądane wyniki finansowe? Wspaniale. Zdrowe, atrakcyjne ciało? Rozkosznie. Szczęśliwą przyszłość? Genialnie. Czas zatem działać!
Rób małe przerwy na relaks
Krótkie przerwy w pracy mogą zwiększyć produktywność. Po ok. godzinie skupienia na zadaniach warto zaplanować sobie 15-minutowy odpoczynek. Potem ruszasz ze świeżą energią do kolejnych obowiązków.
Ale uwaga, jest pewien haczyk…
Jeśli swoją przerwę poświęcisz na scrollowanie Facebooka, bezcelowe surfowanie w Internecie, na komunikator, e-maile albo telefony – zmniejszysz własną produktywność.
Porzuć zatem elektronikę na tę krótką chwilę, w zamian poczytaj książkę, pomedytuj, wybierz się na spacer, posłuchaj odprężającej muzyki, bez pośpiechu delektuj się aromatem ulubionej kawy, czy też w spokoju zjedz posiłek.
Wyrabiaj przynoszące rezultaty nawyki
Zwiększające produktywność nawyki są szczególnym sprzymierzeńcem sukcesu. Po pierwsze nawyk planowania sprawia, że codziennie masz do wykonania jakieś zadania. Po drugie nawyk kończenia zadań pozwala zrealizować plan, który stopniowo przybliża Cię do oczekiwanego wyniku.
Ogólnie ujmując, nawyk eliminacji rozpraszaczy (dystraktorów) podczas pracy, praktyka ustalania priorytetów, czy zwyczaj skupienia uwagi na działaniach przynoszących wyniki i robienia jednej rzeczy na raz, determinują stopień realizacji celów. Zwiększają wobec tego produktywność.
Można tutaj jeszcze dołączyć rutynowe wzmacnianie postępów, samodyscyplinę, nawyk samodoskonalenia oraz delegowania zadań. A nawet dbałość o porządek w miejscu pracy. Generalnie wszystko to, co ułatwia doprowadzenie projektu do pomyślnego końca – odhaczenie go na liście, jako gotowy.
Nie bądź jak urzędnik w administracji publicznej – stawiaj na progres
Kiedy nie musisz pracować z bardzo dokładnym harmonogramem, który wymaga sztywnej kolejności etapów oraz jednoznacznych terminów, wybierz dowolne zadanie ze swojej listy, które zrobisz w danej chwili. Nieważne, czy jest ono pierwszym, czy ostatnim elementem do wykonania. Jeżeli je opracujesz, to jest OK. Przede wszystkim liczy się postęp. W praktyce wykonasz krok naprzód.
Planuj kolejny dzień i patrz, jak zmienia się Twoje życie
Poświęć 30 minut wieczorem i zrób plan na kolejny dzień. Nazajutrz, zamiast tracić czas, będziesz wiedział, na którym działaniu się skoncentrować. Zapisz maksymalnie trzy istotne dla Ciebie zadania, które chcesz zrealizować następnego dnia.
Należy jednak pamiętać, że zadania powinny być przemyślane i możliwe do osiągnięcia w ciągu godzin pracy, aby doczekały się skutecznego opracowania.
Pozbądź się niedokończonych zadań
Ukończ zaległe projekty. Zadanie niedokończone to niewygodny bagaż, który ze sobą dźwigasz. Temat pozostaje otwarty, forsuje Twój umysł i nadwyręża poczucie własnej wartości. Co więcej, przygasza Twoją produktywność oraz podnosi poziom stresu. Wpływa także niekorzystnie na motywację do wprowadzania w życie nowych wyzwań.
Rozwiązanie? Przygotuj checklistę „Niedokończone zadania” i wpisz na nią rzeczy, których nie udało się ukończyć. Teraz ułóż realistyczny plan ich realizacji. Pamiętaj jednak o tym, żeby wcześniej zadać sobie pytanie, czy dane zadanie (cel) jest dla Ciebie faktycznie ważne, i przyczynia się do postępu w Twoim życiu.
Nie marnuj czasu, wdrażaj i testuj taktyki zwiększające produktywność już teraz i zweryfikuj, które są najskuteczniejsze dla Ciebie.
