Brakuje Ci czasu? Ciągle czegoś szukasz? Masz bałagan, nie tylko w dokumentach, ale także w głowie? Myślisz nad tym, jak się zorganizować i stać człowiekiem produktywnym? Jeżeli nie umiesz zorganizować sobie czasu to mamy dla Ciebie garść świeżych porad, które ułatwią zmierzenie się z tym wyzwaniem. Kilka prostych wskazówek pozwoli Ci opanować organizację – zyskasz poczucie kontroli, dodatkowe godziny, a wszędobylski chaos zniknie.
Przedstawiamy parę sprawdzonych sposobów, by szybko podnieść własną efektywność i świadomie zarządzać sobą w czasie.
Przejmij kontrolę – wyznacz priorytety
Jeżeli chcesz być produktywnym i zorganizowanym, łatwiej osiągniesz sukces określając, które sprawy są dla Ciebie najważniejsze, czyli co masz zrobić w pierwszej kolejności. W danym dniu, tygodniu, miesiącu czy kwartale.
W praktyce Twoja lista priorytetów powinna być przejrzysta, klarowna i zwięzła. Innymi słowy, zapisz swój główny cel oraz wypunktuj kroki niezbędne do jego wykonania.
Zwróć uwagę, że nie każde pilne rzeczy są ważne. Za to konsekwentne wykonywanie właściwych zadań przyniesie Ci pożądane skutki. Działaj mądrze.
Sporządź dobry plan z wyprzedzeniem
Dobry plan to połowa sukcesu i warto nauczyć się planować. Kończąc dzień poświęć od kilku do kilkunastu minut na stworzenie planu, który zrealizujesz nazajutrz. Usiądź z kalendarzem, planerem czy notesem i rozpisz priorytetowe zadania do wykonania następnego dnia. Możesz nadać im rangę „ważne” lub „pilne”, jak również pogrupować w bloki projekty, które są do siebie podobne.
Być może zaskoczy Cię fakt, że 5 minut poświęcone na wyznaczanie planu pozwoli Ci później oszczędzić nawet całą godzinę. Tym sposobem masz już 1 godzinę w ciągu doby więcej!
Jak dobrze planować?
- Wybierz dobry kalendarz lub planer. Kup taki, który będzie dla Ciebie najodpowiedniejszy. Masz dużo zleceń? Musisz planować tygodniowe menu, uwzględniać zajęcia dzieci? Powinieneś wybrać coś większego, z przestronnymi kartkami. W sklepach znajdziesz spory wybór terminarzy i plannerów.
- Zapisuj wszystko na bieżąco. Termin wizyty u lekarza przypada dopiero na listopad? To nic, zapisz od razu, bo zapomnisz. Notuj całe zdania, godziny, daty. Nie posiłkuj się skrótami, bo za jakiś czas możesz zapomnieć, o co Ci chodziło.
- Etapowo wykreślaj zadania zakończone. Chyba nie trzeba podkreślać, jak dużą satysfakcję daje takie odhaczanie. To radość bycia zorganizowanym!
- Rozdzielaj większe projekty. Wiesz, że nie dasz rady wykonać jakiegoś zadania w jeden dzień? Podziel je na kilka mniejszych i daj sobie na to więcej czasu. Jak skończysz wcześniej w nagrodę będziesz mógł szybciej odpocząć lub wypić ulubioną herbatę.
- Zaczynaj dzień od rzeczy najważniejszych, a kończ na tych najmniej ważnych. Uhierarchizowanie dnia i zadań pozwoli Ci wykonać to, na co aktualnie jest największe zapotrzebowanie. Nawet jeżeli nie zdążysz czegoś zrobić, wtedy ten najmniej ważny element przejdzie na następny dzień i oszczędzisz sobie stresów oraz poczucia nieodpowiedzialności.
- Oszacuj czas realizacji. Ustal granice czasowe dla poszczególnych projektów. Dodatkowo kontroluj czas każdego zadania.
Rób zdrowe przerwy
Zapracowanie może prowadzić do chronicznego bólu głowy bądź krzyża. Skończyłeś zlecenie? Zaparz sobie ulubiony napój i wypij ciepły. Czujesz, że bolą Cię oczy? Wstań od komputera, popatrz w dal przez okno i pomrugaj powiekami. W trakcie przerwy zrób kilka rundek po pokoju, albo idź porozmawiać o czymś przyjemnym ze współpracownikiem.
Nie pozwól, aby przerwa była zbyt długa. Może to przeszkodzić w powrocie do obowiązków.
Weź pod uwagę wewnętrzny zegar
Skowronek czy sowa? Określ swoje preferencje rytmu dobowego, kiedy Twój organizm ma najwyższą wydajność.
Skowronki rozpoczynają dzień wczesną porą i tryskają energią z rana. Ich szczytowa efektywność w pracy wypada przedpołudniem. Sowy z kolei gustują w godzinach popołudniowo-wieczornych. Niejednokrotnie wydajnie funkcjonują nawet do późnych godzin nocnych.
Niestety nie każda sowa posiada w pracy komfort wyboru pory dnia, w której będzie aktywnie realizować zadania.
Połóż się i wstań o godzinę wcześniej
Godzina to dużo czy mało? Kiedy czasu jest niewiele, to w godzinę możesz wykonać kilka zadań przeznaczonych na dany dzień. Spacer z psem? Poranne ćwiczenia i medytacja? Zdrowe śniadanie dla domowników? W 60 minut dasz radę to zrobić i będziesz miał poczucie, że już coś wykonałeś.
Wysypiaj się
Wcześniejsze wstawanie oczywiście nie oznacza, że osoba dobrze zorganizowana rezygnuje ze snu. Twoja moc witalna, koncentracja uwagi, wydajność i koordynacja rosną, gdy jesteś wypoczęty. Zmęczenie natomiast osłabia chęć do działania, wyniki pracy oraz częściej prowadzi do błędów.
Niezależnie czy wstajesz bladym świtem, czy później, warto pamiętać, aby pierwsze godziny po przebudzeniu wykorzystać na realizację najistotniejszych projektów.
Stosuj regułę 60:40
Aby być produktywnym i zorganizowanym potrzebujesz rozsądnej elastyczności. Zgodnie z powyższą regułą należy planować 60 proc. realnie dostępnego czasu, rezerwując równocześnie pozostałe 40 proc. na nieprzewidziane okoliczności lub impulsywne twórcze działania. Krótko mówiąc, jest to Twój margines bezpieczeństwa, który warto zachować dla własnego komfortu.
Porządkuj na bieżąco
Widzisz, że dokumenty się piętrzą? Ubrania wypadają z szafy? Dopisz do każdego dnia jeszcze jeden obowiązek – uporządkować dokumenty, posprzątać szafę, poukładać książki, posegregować pliki w komputerze. Małymi kroczkami sukcesywnie zorganizujesz miejsce pracy bądź uprzątniesz cały dom. Potem staraj się utrzymywać porządek.
Eliminuj bezużyteczne
Przy okazji wyrzuć, oddaj lub sprzedaj to, co zbędne, a zajmuje Twoją przestrzeń. I Cię denerwuje. W ten sposób zyskasz więcej miejsca, nie będziesz tracił czasu na układanie albo czyszczenie zgromadzonych rzeczy.
Wyklucz rozpraszacze
Rozpraszacze dopadają wszystkich. W większości przypadków, niepostrzeżenie pożerają Twój czas i niweczą wielkie plany. Sprawiają, że jesteś zajęty, ale nieproduktywny. Aby być lepiej zorganizowanym warto je świadomie odsiewać.
Do najbardziej popularnych – jednocześnie żarłocznych – dystraktorów można zaliczyć:
- serwisy społecznościowe,
- wysyłanie wiadomości sms,
- włączone powiadomienia w telefonie komórkowym,
- ploteczki ze współpracownikami,
- przeglądanie witryn internetowych,
- multitasking (wielozadaniowość – robienie wielu rzeczy na raz).
CIEKAWOSTKA: Czy wiesz, że coraz więcej osób wskazuje Netflix, gdy w rozmowie są pytane o to, z czego zrezygnują, by zyskać czas na realizację swojego celu?
Bądź konsekwentny
Czy w ten sposób zwiększysz szansę na satysfakcjonujące wyniki? Oczywiście, że tak. Staniesz się zarówno bardziej zorganizowanym, jak i produktywnym.
Największą efektywność uzyskasz trzymając się planu – wytrwale i systematycznie go realizując. Działaj zatem stanowczo, nie przekładaj zadań na „później” oraz wyrób sobie nawyk kończenia tego, co zacząłeś.
Określ swoje granice i asertywnie odmawiaj
Jak się zorganizować, kiedy marnotrawisz czas na wypełnianie zadań innych, ale kosztem interesów własnych? Nie da się, niestety.
Jeżeli wydaje Ci się, że zaspokajanie oczekiwań płynących z zewnątrz weszło Ci w krew, prawdopodobnie masz rację. I czas wytyczyć granice. Na przykład nie odbierać pewnych telefonów w trakcie pracy, nie odpowiadać na maile osób, które nie szanują Twojego czasu. Nie wyręczać innych w obowiązkach, a także przestać odgrywać rolę wybawiciela.
Ceń własny czas i przyznaj sobie prawo do powiedzenia „nie”.
Pamiętaj o sobie
Nie sposób być zorganizowanym bez zadbania o siebie. Małe przyjemności, takie jak śmiech i aktywność fizyczna, podnoszą w ciągu dnia poziom endorfin. Systematyczne ćwiczenia pozwalają na utrzymanie zdrowego ciała i umysłu, który chętniej dla Ciebie pracuje. Medytacja zaś relaksuje.
Zbawienny wpływ na Twoje samopoczucie ma także zdrowe odżywianie. Dlatego nie „zapychaj się” w czasie pauz bezwartościowymi przekąskami, a do tego pij dużo wody.
Na koniec nie wahaj się przetestować wszystkich przytoczonych powyżej elementów.
Jak się zorganizować? – Upraszczaj!
Poszukuj ułatwień, optymalizuj czynności i upraszczaj procesy, zamiast próbować sprostać nieustannie rosnącym wyzwaniom.
Aby skutecznie organizować czas warto wziąć pod uwagę minimalizację ryzyka wystąpienia przytłoczenia obowiązkami. To właśnie ono potrafi zniszczyć naszą wydajność, doprowadzić do frustracji i wyhamowania.
Jak więc ułatwić sobie życie? Pomocna będzie praktyka delegowania zadań, a także umiejętność podziału pracy na etapy oraz grupowania zbliżonych do siebie zadań. Ponadto możesz skorzystać z odpowiednich narzędzi do organizacji i automatyzacji pracy.
Dodatkowo, dla niektórych osób, równie istotne jest okiełznanie nadmiernego perfekcjonizmu, który niekiedy bywa przekleństwem na drodze do sukcesu.
Powodzenia!
